Tutti gli atti riguardanti gli eventi nascita/morte/matrimonio di cittadini residenti nel Comune, qualora si verifichino altrove, vengono trascritti nei registri di Stato Civile del Comune di Città di Castello.
Debbono essere trascritti anche gli atti riguardanti i cittadini italiani residenti all'estero (iscritti AIRE o che si trovano anche solo temporaneamente all'estero).
Questi ultimi hanno l'onere di comunicare al competente Consolato italiano gli eventi di stato civile avvenuti in territorio straniero che li riguardano.
Gli atti di nascita, di matrimonio e morte formati all'estero, riguardanti cittadini italiani, vengono poi inviati dai Consolati ai competenti comuni italiani, per la trascrizione sui registri dello stato civile.
E' comunque possibile, per il privato cittadino che sia in possesso di un atto di stato civile formato all'estero e che ne abbia interesse, richiedere direttamente la trascrizione, presentando apposita domanda all'Ufficio dello Stato Civile italiano, che verificherà la sussistenza delle condizioni previste e necessarie.
L’atto di stato civile di cui si chiede la trascrizione deve essere prodotto in originale, corredato da traduzione ufficiale, legalizzazione (o Apostille se lo stato estero ha aderito alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961). La legalizzazione non è richiesta se l’atto è stato formato in uno Stato aderente a Convenzioni esentative oppure redatto su modello plurilingue (quando cioè l’atto è stato formato in uno Stato aderente alla Convenzione di Vienna dell’8 settembre 1976). L'atto, inoltre, non deve essere contrario all’ordine pubblico italiano.
La domanda, corredata dalla documentazione suddetta, può essere presentata personalmente dall'interessato e dall’esercente la potestà nel caso di minore, o inoltrata a mezzo posta allegando la fotocopia di un documento di riconoscimento.
